Veranderforum

Uit Eerstelijnszones
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
Poster veranderforum
Poster veranderforum

Het veranderteam wordt omringd door een veranderforum. Het is het beslissingsorgaan van je eerstelijnszone. Op het forum geven belanghebbenden feedback op voorstellen van het veranderteam en geven waar nodig ook aan mocht er een principieel bezwaar bestaan. Ze werken samen rond de vijf vragen naar een gedragen prototype. Het forum bepaalt hierdoor de inhoudelijk koers welke de eerstelijnszone zal uitgaan.

Samenstelling[bewerken | brontekst bewerken]

Het veranderforum bestaat uit een brede groep van stakeholders. Onder ziet u een voorbeeld van de samenstelling van ZOL, die meer dan 75 diverse stakeholders bevat. De deelnemers nemen een groot engagement op van minstens twee jaar.

Samenstelling veranderforum ZOL
Samenstelling veranderforum ZOL

Ook in Dender is de samenstelling erg rijk en divers. In onderstaande afbeelding wordt de samenstelling weergegeven.

Overzicht partners veranderforum ELZ Dender
Overzicht partners veranderforum ELZ Dender
Samenstelling veranderforum Dender
Samenstelling veranderforum Dender


Aan de samenstelling van een forum gaan diverse info-momenten vooraf zodanig dat men het brede werkveld en alle organisaties kan informeren en tegelijkertijd nagaan of ze een engagement in kader van forum willen opnemen. Het vergt het leggen van veel persoonlijke contacten, het in kaart brengen van de organisaties binnen het werkingsgebied met bijzondere aandacht voor beroepsgroepen die misschien iets minder sterk georganiseerd zijn. Bovendien vergt het ook overtuigingskracht want voor sommige partners is niet meteen duidelijk wat de bedoeling is en waar voor hen de ‘win-win’ zit.

Werkwijze[bewerken | brontekst bewerken]

Basisprincipes veranderforum
Basisprincipes veranderforum

Er wordt gewerkt met sprints, die kort op mekaar volgen en waarbij het prototype van herontwerp telkens verder ontwikkeld en verfijnd wordt. De data van de sprints worden op voorhand vastgelegd, bij voorkeur om de 6 à 10 weken. Het is het moment waarop het forum samenkomt.

De periode daartussen heeft het veranderteam de tijd om zaken voor te bereiden en de feedback van het vorige forum te verwerken en het prototype te verfijnen. Zo’n manier van werken geeft druk, om de 6 à 10 weken moet er namelijk iets liggen. Maar het zorgt er wel voor dat er snelheid wordt genomen en vooruitgang wordt geboekt.

Op het forum geven belanghebbenden feedback op voorstellen van het veranderteam en geven, waar nodig, ook aan mocht er een principieel bezwaar bestaan.

Naargelang men bepaalde vragen wilt beantwoorden en/of voorbereiden, kan het gebeuren dat er ad hoc werkgroepen ontstaan. Dit kan al dan niet gefaciliteerd worden door een lid van het veranderteam, alsook door mensen uit het forum. Men richt ad hoc werkgroepen op om bepaalde thema’s te verdiepen en om experts aan het woord te laten komen.

Het werken op lokaal niveau met de combinatie van een veranderteam, veranderfora en sprints laat toe om resultaatsgericht, gezwind en tegelijkertijd een breed draagvlak te creëren. Het eigenaarschap over de verandering ligt op lokaal niveau bij een brede groep van stakeholders, waardoor er eigenaarschap groeit.

Double Loop Leren

Het werkingsprincipe is gebaseerd op het principe van Double Loop Leren. Veranderingen worden niet altijd als positief ervaren. Mensen zien er niet altijd het nut van in en tonen vaak weerstand om van oude tradities af te wijken. Double loop leren, waarbij aan de hand van een feedback-loop plannen en ideeën kunnen worden bijgestuurd, tot ze klaar zijn voor implementatie, is volgens Chris Argyris[1] daarom noodzakelijk. Bij het double loop leren worden eerdere strategieën, doelstellingen, regels en procedures ter discussie gesteld en weegt de mening van betrokkenen zwaar. Kaders worden losgelaten en er wordt bewust gezocht naar vernieuwende oplossingen. Om effectief veranderingen door te voeren, doet een eerstelijnszone er goed aan om zich te richten op double loop leren, waarbij de meningen en theorieën van alle betrokkenen ernstig worden meegenomen in het doorvoeren van nieuwe concepten en afspraken. Single loop leren zou daarentegen inhouden dat er een hervormingsplan wordt opgesteld door een actor (bijvoorbeeld de overheid) of een beperkte groep actoren (bijvoorbeeld het veranderteam), waarna alle betrokkenen van hogerhand op de hoogte worden gebracht over hetgeen er beslist is en uitgevoerd moet worden. We weten ondertussen dat single loop leren vaak leidt tot een defensieve houding, wat weer leidt tot verminderde coöperatie. Double loop leren zorgt er niet enkel voor dat betrokkenen elkaar beter leren kennen en respect ontwikkelen voor elkaars rol, het draagt ook bij aan het ontwikkelen van een loyale en betrokken opstelling naar de eerstelijnszone[2].

Tips van ZOL voor de werking van een veranderforum[bewerken | brontekst bewerken]

Getekende engagementsverklaring ZOL
Symbolisch engagement van de partners van ZOL

Zorg voor het volgende:

  • Grote gedragenheid
  • Brede communicatie (zie Het Belang Van Limburg)
  • Open en brede uitnodiging – voor alle partners in de ELZ
  • Informatie op voorhand zodat ze zich kunnen inlezen
  • Bij veel nieuwe aanwezigen een half uurtje op voorhand toelichten wat er vorige keer is beslist
  • Benoem hoe blij je bent met de aanwezigheid
  • Werk in multidisciplinaire groepjes
  • Receptie achteraf. Dit zorgt ervoor dat er langer gebleven wordt, en er echt een netwerkmoment ontstaat.
  • Samen ondertekenen engagement op 1 poster. Dit ook om gedragenheid te vergroten

Video[bewerken | brontekst bewerken]