Signalenbeleid

Uit Eerstelijnszones
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Situering signalenbeleid[bewerken | brontekst bewerken]

Als ELZ hebben wij volgende tweeledige opdracht:

  • Preventie, zorg en ondersteuning: detecteren, analyseren, doelen bepalen, actie ondernemen, evalueren en bijsturen
  • Community: informeren, verbinden, belangen behartigen, vormen en tot actie aanzetten

Binnen beide opdrachten is het belangrijk dat een goed signalenbeleid wordt uitgewerkt.

Enerzijds is er het ‘Forum’ als orgaan waar afgetoetst wordt, feedback wordt gegeven en waarin voorstellen tot stand komen en inhoudelijke prioriteiten bepaald zullen worden.  Anderzijds vinden wij het echter belangrijk  om gehoor te geven aan signalen van aan de basis, zowel van formele en informele medewerkers in zorg en welzijn, maar ook van personen met een zorg en ondersteuningsvraag en hun mantelzorgers zelf.

Doelstellingen van dit signalenbeleid zijn:[bewerken | brontekst bewerken]

  • Organisaties ondersteunen die (intern) willen signaleren;
  • Een gezamenlijke visie ontwikkelen op signalen over alle clusters (en zijn partners) heen;
  • Gezamenlijk (extern) signaleren mogelijk maken: signalen over organisaties heen bundelen, analyseren en uitwisselen.
  • Het draagvlak voor die gezamenlijk, structurele signalen verbreden
  • Waar zinvol vanuit Zorgraad actie ondernemen om signalen actief op te nemen om processen binnen de ELZ te optimaliseren.

Structureel signaleren is gericht op een betere integrale werking van de hulp- en dienstverlening met als doelstelling de verbetering van de omstandigheden waarin (potentiële) PZON, MZ en hulpverleners zich bevinden.

Signaleren vanuit de praktijk[bewerken | brontekst bewerken]

PZON en MZ ervaren zelf problemen en knelpunten, maar in de dagelijkse werking vangen ook praktijkwerkers via allerlei bronnen signalen op. Ze vernemen problemen rechtstreeks van de betrokkenen of ervaren de knelpunten zelf.

Signalen kunnen gaan over:

  • onvolkomenheden in de dagelijkse werking van een organisatie
  • afstemmingsproblemen of overlappingen tussen organisaties
  • onvolkomenheden in de regelgeving
  • bestaan van risicogroepen of het potentiële ontstaan ervan
  • gebrek aan informatie
  • hiaten in het beleid van een organisatie, een sector en/of een overheid

Via een goed uitgewerkt signalenbeleid hopen we er toe te komen dat PZON, MZ en hulpverleners signalen vlot kunnen doorgeven, zodat deze niet verloren gaan en kunnen resulteren in verdere optimalisatie.

Vanuit de zorgraad wensen we een proces uit te werken (signaalproces/signaalprocedure) dat systematisch uitgevoerd wordt en de volgende activiteiten omvat: waarnemen en opvangen, verzamelen, analyseren, communiceren, actie ondernemen en evalueren.

Persoons/situatiegebonden signalen vs. structurele signalen[bewerken | brontekst bewerken]

Een structureel signaal is een persoons- en situatieoverstijgend probleem, knelpunt, tekort en/of behoefte dat in contact met de doelgroep en aanverwante sectoren regelmatig terugkomt en dat een structurele component omvat. Een signaal is een teken om iets te doen of te laten.

Een structureel signaal is duidelijk én neutraal én (h)erkend én gedeeld.

Signalenproces Gent als voorbeeld[bewerken | brontekst bewerken]

Het signalenbeleid met bijhorend signalenproces, uitgewerkt in de schoot van het Lokaal Welzijnsbeleid (LWB) van stad Gent, kan als voorbeeld meegenomen worden.

Opgelet: in Gent wordt enkel gewerkt met signalen van professionele medewerkers en dus niet vanuit PZON/MZ.  Bovendien is de procedure ook enkel gericht op de welzijnscluster.  Maar de principes van dit proces kunnen zeker waardevol zijn als basis om van te vertrekken.

De 8 fases zijn:

  1. Een signaal opmerken
  2. Verzamelen
  3. Bundelen
  4. Analyseren
  5. Rapporteren en communiceren
  6. Beslissing tot actie
  7. Actie!
  8. Feedback krijgen en geven

1. Een signaal opmerken[bewerken | brontekst bewerken]

In de dagelijkse werking vangen praktijkwerkers via allerlei bronnen signalen op. Daarom zijn ze nét goed geplaatst om structurele knelpunten en problemen te signaleren. Ze vernemen problemen rechtstreeks van de betrokkenen of ervaren de knelpunten zelf. Praktijkwerkers staan dagelijks het dichtst bij het front van nieuwe sociale problemen. Ze horen van cliënten en partnerorganisaties over problemen in de gemeente, toenemend sociaal isolement bij ouderen in een wijk, mogelijkheden of moeilijkheden tot samenwerking en afstemming tussen organisaties,… Ze botsen op onvolkomenheden in wet- en regelgevingen, problemen in het organisatiebeleid, tekorten aan dienstverlening en begeleiding aan bepaalde risicogroepen, hiaten in lokaal beleid, enz. Om te signaleren put je als medewerker van een organisatie uit eigen ervaringen of neem je informatie op uit overleggen en contacten met bewoners, collega's, ...

DE 1ste AFWEGING: het zien, voelen, horen, merken, (h)erkennen van een structureel knelpunt of een tekort is een eerste stap.

Als medewerker weeg je voor jezelf af of je dit probleem in je team zal melden. Dit is een eerste belangrijke stap: je maakt de vertaalslag van informatie naar potentieel signaal. Medewerkers voelen zich niet altijd bevoegd of deskundig genoeg om, wat zij als een signaal ervaren, door te geven. Daardoor kan het zijn dat informatie niet op een teamvergadering gebracht wordt en dus verloren gaat. Het is belangrijk dat de team- of organisatieverantwoordelijke hiermee rekening houdt. Een organisatie dat op vaste momenten oproept tot kritische (zelf)reflectie, stimuleert de signaalgevoeligheid bij medewerkers.

TO DO VOOR DE ORGANISATIE: wakker als organisatie de signaalreflex aan bij de medewerkers.

Het is noodzakelijk dat je als organisatie gericht bent op het ontwikkelen van een signaalreflex bij de medewerkers. Hoe dit concreet organiseren, kan verschillen van organisatie tot organisatie. Stel bij jouw medewerkers, collega's, partnerorganisaties op regelmatige basis de vraag naar mogelijke signalen (vb. als agenda-/variapunt op het team). De samenwerking en uitwisseling tussen hulpverlener, team en organisatie staat centraal. Ook signalen uit partner- en/of andere organisaties kunnen meegenomen worden. Medewerkers correct informeren over definities, de organisatiespecifieke procedure van verzamelen van signalen en de verwachtingen die kunnen gesteld worden t.a.v. het verzamelinstrument, is de boodschap.

Met het expliciteren van de signaleringstaak van de organisatie in een procedure of afspraak, wordt zowel de signaalgevoeligheid van de medewerkers vergroot, maar ook de bereidheid om aan signaleren mee te werken. Anderzijds voelen medewerkers zich veelal overbevraagd: vergaderen, registreren, en nu ook nog signaleren?!? Het is aan te raden om hierin een zeker evenwicht te bewaken. Maak van signalen verzamelen geen druk of verplichting. De betrokkenheid ten aanzien van signaleren wordt namelijk in belangrijke mate bepaald door de mate van actie en feedback hierover.

2. Verzamelen[bewerken | brontekst bewerken]

De tweede stap is ervoor zorgen dat signalen opgevangen worden. Het is belangrijk dat een medewerker zijn of haar signalen ergens kwijt kan binnen de organisatie én dat de organisatie weet hoe met een signaal intern en/of extern verder aan de slag te gaan. Daarom werd per sector een signalencoördinator aangesteld. Deze heeft de taak de signalen te verzamelen en te rapporteren aan de organisatie (intern signaleren) én -indien extern signaleren nodig is- aan de werkgroep signalen.

DE 2de AFWEGING: Geven we dit signaal mee aan de werkgroep signalen Gent of kan de (partner)organisatie er zelf mee aan de slag? Met andere woorden: signaleren we intern of ook extern? De organisatie/signaalcoördinator stelt zich de vraag of dit wel degelijk een signaal is en waar deze het best wordt opgevolgd.

Interne signalering: het is opportuun om met het signaal aan de slag te gaan binnen de eigen organisatie of samen met een partnerorganisatie. Het signaal dient een externe, intersectorale toets niet te doorstaan.

Externe signalering: de organisatie wordt geconfronteerd met een signaal waarmee het zelf - om tal van redenen- niet aan de slag kan. Of het stelt de vraag of andere organisaties en sectoren dit probleem/signaal ook (her)kennen. Het signaal is van die aard dat ze een bundeling, analyse en interpretatie over organisaties heen vraagt, m.a.w. een intersectorale toetsing. Bij deze signalen dient gezocht te worden naar structurele oplossingen op het niveau van de gemeenschap en niet enkel op het niveau van de eigen organisatie of partnerorganisatie(s).

TO DO VOOR DE ORGANISATIE: wakker de signaalreflex aan bij de medewerkers en partnerorganisaties én laat de opgemerkte signalen op de juiste plaats opvolgen.

Op geregelde tijdstippen medewerkers motiveren om actief te blijven signaleren is een blijvend aandachtspunt. Via een signaalformulier kunnen praktijkmedewerkers noteren wat hen opvalt en waaraan best iets zou gedaan worden. Iedere organisatie ontwikkelt zijn eigen afspraken om van een potentieel signaal naar een geregistreerd/verzameld signaal te gaan. Eenmaal een signaal gemeld door een dienstverlener, wordt deze best binnen de organisatie (vb.: op team) bekeken en besproken: Is dit een signaal, vanwaar komt dit signaal, is dit signaal duidelijk voor iedereen?, Zijn er nog medewerkers die dit signaal (h)erkennen, wat zijn oorzaken en effecten, wat doen we hier al rond, wat doen we niet, wat kan beter, wie krijgt nog met dit signaal te maken,…? Er wordt vervolgens beslist waar de signaalopvolging het best gebeurd:

Bij interne signalering: met het signaal wordt intern binnen de organisatie, partnerorganisatie of sector (verder) aan de slag gegaan. Hierbij kunnen de 8 signaleringsstappen je organisatie begeleiden. De organisatie (of signalencoördinator) beslist dan dat deze potentiële signalen sectoraal van aard zijn en geen intersectorale toets dienen te doorstaan.

Bij externe signalering: de organisatie geeft het signaal mee met de signalencoördinator van zijn/haar organisatie of sector. Indien de organisatie of partnerorganisaties geen signaalcoördinator heeft, wordt in de lijst gekeken welke bestaande signaalcoördinator(en) inhoudelijk het dichts bij het signaal staat(staan). De signaalcoördinator kan zo kijken of haar/zijn organisatie/sector dit signaal ook (her)kent. Indien het inderdaad gaat om een structureel signaal zal deze signaalcoördinator het signaal meenemen naar de werkgroep signalen Gent. De organisatie beslist dan samen met de signaalcoördinator(en) dat de situatie daadwerkelijk in aanmerking komt voor een extern signaleringsproces van het Lokaal Welzijnsbeleid. een signaalformulier wordt in samenspraak opgesteld en komt bij de werkgroep signalen terecht die volgende stappen doorloopt: bundeling, analyse, communicatie en feedback.

Criteria volgens welke de organisatie kan beslissen of een signaal opgenomen wordt via interne of externe signalering:

Signaalrelevantie: is het signaal enkel van belang voor mijn organisatie of ook voor andere organisaties en sectoren?

Signaalfrequentie of -omvang: Is de frequentie waarmee het signaal opgemerkt wordt reden om het signaal verder te onderzoeken of aan te pakken?

Signaalernst: Is het signaal zodanig ernstig of belangrijk dat het op korte termijn aandacht verdient?

Signaalspecificiteit: is het signaal zodanig concreet dat er meteen actie ondernomen kan worden of vraagt het signaal om verdere analyse?

3. Bundelen[bewerken | brontekst bewerken]

TO DO: signaalcoördinatoren komen samen tijdens de bundelingsdagen.

Vanuit verschillende organisaties komen signalen binnen bij de werkgroep signalen Gent via de signaalcoördinatoren. Dit zijn signalen die deze organisaties extern wensen te maken. Tijdens de 'bundelingsdagen' bundelen alle signalencoördinatoren deze potentieel structurele signalen. Alle signalen -van al deze organisaties- worden tijdens de 'bundelingsdagen' letterlijk één per één toegelicht, intersectoraal besproken en 'gewogen'. Hierbij zijn alle signaalcoördinatoren aanwezig. Bij elk binnengekomen signaal worden een aantal vragen gesteld:

  • Is het een signaal?
  • Is het signaal duidelijk en ondubbelzinnig geformuleerd (scherp, ondubbelzinnig, neutraal)? Begrijpt iedereen het(zelfde)?
  • Is het signaal door iedereen (h)erkend en gedeeld?
  • Heeft het signaal betrekking op stads- of op een hoger niveau (bv geen buurtniveau)?

Dit is een arbeidsintensieve maar essentiële stap om te kijken of dit een intersectoraal/structureel signaal is. Na de bundeling verdwijnen de organisatienamen van de overgebleven structurele signalen. Ze worden dan signalen van iedereen, gedragen over sectoren héén en krijgen hun plaats in de signalenbundel

DE 3de AFWEGING: is dit een structureel signaal?

Pas na deze filtering kunnen we spreken van gestructureerde signalen: het signaal is persoons- en situatie-overstijgend probleem, knelpunt, tekort en/of behoefte dat regelmatig terugkomt en dat een structurele component omvat.

4. Analyseren[bewerken | brontekst bewerken]

DE 4de AFWEGING: welke analyse omschrijft zo goed mogelijk het probleem en de situatie/context?

TO DO: De werkgroep signalen maakt een analyse per signaal en rapporteert deze in één feedbackrapport.

Deze analyse verduidelijkt en contextualiseert het signaal. Ze maakt het mogelijk om nadien -op de daartoe relevante, (inter)sectorale overleggen - advies tot aanpak te formuleren. Structurele signalen zijn niet altijd zo genuanceerd en zo helder dat het meteen duidelijk is wat ermee moet gebeuren. Vaak vraagt een structureel signaal om een nadere 'precisering', vóóraleer duidelijk wordt welke actie eventueel noodzakelijk en/of haalbaar is? De analyse beschrijft zo goed mogelijk het probleem en de situatie/context. Wat is het probleem? Voor wie is het een probleem? Welke organisaties zijn hier al mee bezig? Wat zijn factoren die dit signaal beïnvloeden of zelfs bepalen? Wat is bekend over de omvang, de spreiding, de diversiteit, de ernst van het signaal? Wat zijn mogelijke oorzaken en gevolgen? Welke data zijn over dit signaal gekend? Bij wie kunnen we over het signaal ten rade gaan om het verder uit te diepen? Het eindresultaat van de analyse is een antwoord per signaal op bovenstaande vragen en de huidige positionering van betrokken actoren op het inhoudelijk signaal.

Deze fase helpt bij de ordening van de feiten. Hiervoor kan beroep gedaan worden op externe 'experten'. Dit kan zijn een wetenschapper, praktijkwerker, ervaringsdeskundige, collega-organisatie, de doelgroep zelf, e.a. Bij de neerslag van de analyse van het gesignaleerde probleem wordt gebruik gemaakt van materiaal uit de organisaties, maar indien mogelijk ook van materiaal uit meso- en macroniveau, zoals onderzoeksrapporten en literatuur. Verschillende analysetechnieken zijn dus mogelijk:. overleg, interviews, screening van gegevens, literatuuronderzoek, dossieronderzoek, onderzoek naar wet- en regelgeving, raadpleging van de sociale kaart, e.a.

Het is niet de bedoeling dat de analyse uitmondt in een advies van aanpak. De analyse maakt wel het oorzakelijk verband tussen probleem en beïnvloedende factoren duidelijk. Het is helderder wat oorzaken en gevolgen zijn en wat de samenhang is tussen de analyses op micro-, meso- en macroniveau.

5. Rapporteren en communiceren[bewerken | brontekst bewerken]

DE 5de AFWEGING: rapporteert de werkgroep signalen het signaal in de signalenbundel?

TO DO: tweejaarlijkse rapportage van signalen in de signalenbundel en intensieve communicatie van de signalen aan allen. Structurele signalen worden tweejaarlijks gerapporteerd in en gecommuniceerd via de signalenbundel.

De signalenbundel wordt in deze fase intensief kenbaar gemaakt aan relevante organisaties, overheden en politiek: per mail, per post en door de bundel voor te stellen op allerhande platforms. De signalenbundel vindt zeker zijn weg naar…

  • partnerorganisaties,
  • sectorale koepels,
  • het stafteam van het OCMW,
  • het managementteam van de Stad,
  • de algemene vergadering van de Gentse verenigingen waar armen het woord nemen,
  • de Gentse Gezondheidsraad,
  • dialoogtafels WRG,
  • lokaal bestuur Gent,
  • mensen uit het brede werkveld,
  • Stedelijke adviesraden
  • andere

Daarnaast sturen we de bundel ook specifiek naar organisaties die bij bepaalde structurele signalen betrokken partij zijn. Niet om met de vinger te wijzen, maar als poging om dialoog mogelijk te maken.

Belangrijk: iedere organisatie geeft akkoord voor publicatie. Een goed georganiseerde communicatie van duidelijk gepresenteerde, intersectoraal gedragen structurele signalen zal de kans op actie vergroten. Organisaties lezen in de bundel namelijk structurele signalen waarvan al minstens 13 organisaties vinden dat ze een oplossing vergen.

Naast teamoverleg en overlegvormen allerhande waar een basiswerker mee kan werken aan beleid, is de signalenprocedure een manier om rechtstreeks beleidsmakers aan te spreken. Een signalenbundel formuleert knelpunten zo eenduidig mogelijk, zonder een opdracht tot of voorstel van oplossing. Oplossingen hangen immers af van keuzes van organisaties, lokale dynamieken, plotse mogelijkheden of middelen en vormen een heel ander debat. Zelfs binnen de werkgroep signalen, waar we een gezamenlijk draagvlak voor de problemen creëren, zouden we niet altijd overeenstemming vinden over de oplossingen. Dit is ook de reden waarom na het communiceren van de signalenbundel, het werk van de werkgroep signalen er bijna zo goed als op zit. Wel neemt zij stap 8 nog voor haar rekening.

6. Beslissing tot actie[bewerken | brontekst bewerken]

Deze fase leidt tot een beslissing over het al dan niet ondernemen van gerichte actie, m.a.w. doelbepaling en korte brainstorm/analyse van interventiemogelijkheden. Het ontwerpen van een plan van aanpak in samenwerking met relevante anderen kan van start gaan. Een goed intersectoraal netwerk is een prima manier om structurele signalen in gezamenlijkheid aan te pakken. Het gezamenlijk forum Lokaal Welzijnsbeleid is hier in Gent het uitgelezen netwerk toe. Het zijn vaak signalen waarbij één organisatie onvoldoende mogelijkheden heeft om een (inter)sectoraal signaal alleen aan te pakken. Het ligt dan voor de hand om samen te werken met andere instellingen/diensten/organisaties (via ronde tafels en campagnes).

Volgende vragen komen aan bod nadat het structureel signaal met haar bijhorende analyse is voorgesteld:

  • Zijn alle relevante partners/ actoren gekend?
  • Wat zijn mogelijke adviezen over wat kan/moet gebeuren?
  • Is het duidelijk waar de actie toe moet leiden?
  • Is er ruim draagvlak (politiek, e.a.)
  • Is actie wenselijk en haalbaar?
  • Liggen doelstellingen, middelen en beoogde resultaten in elkaars verlengde?
  • Is de nodige menskracht beschikbaar?
  • Zijn de nodige middelen inzetbaar?
  • Zijn er goede afspraken met de samenwerkingspartners?
  • Moeten er vooraf gegevens vastgelegd worden om later te kunnen evalueren?

DE 6de AFWEGING: komt er een korte brainstorm/analyse van interventiemogelijkheden door relevant (inter)sectoraal netwerk en/of door beleid met beslissingsbevoegdheid?

TO DO: korte brainstorm/analyse van interventiemogelijkheden door relevant (inter)sectoraal netwerk en/of door beleid met beslissingsbevoegdheid?

7. Actie![bewerken | brontekst bewerken]

Er is nu voldoende info verzameld over het structureel signaal. De beslissing dat er daadwerkelijk iets moet gebeuren is genomen. De uitwerking van deze beslissing kan gebeuren door een reeds bestaand team of overleg. Of er kan, indien nodig, een nieuw samengesteld ad hoc ontwikkelings-/actiegroep samenkomen om een plan van aanpak uit te werken. De verschillende mogelijkheden worden afgetoetst op effectiviteit en haalbaarheid. Het concreet veranderingsproces wordt bedacht en uitgewerkt en leidt tot de realisatie van de gestelde doelen. Acties kunnen bijvoorbeeld omvatten: een beleidsaanbeveling geven, discussies over intern beleid, organisatie van bijscholing, voorbereiden van een project, aanpassing van het aanbod, afspraken maken over samenwerking, attenderen, bekritiseren en aanklagen. De ontwikkelingsgroep geeft feedback aan bv. het regisseursoverleg.

DE 7de AFWEGING: welk plan van aanpak is het best in functie van effectiviteit en haalbaarheid?

TO DO: een gemandateerde actiegroep werkt een plan van aanpak uit nadat actiemogelijkheden zijn afgetoetst op effectiviteit en haalbaarheid.

8. Feedback krijgen en geven[bewerken | brontekst bewerken]

Na de communicatie van de signalenbundel stelt zich de vraag of, en in hoeverre er iets met het signaal is gebeurd. Evaluatie is een goede manier om alle medewerkers te informeren en feedback te geven over wat met hun signaal is gebeurd. Feedback over de voortgang gebeurt in elke fase en gebeurt continu vanuit het WRG. Naast de signalenbundel, is er ook een opvolgingsbundel. Dit rapport geeft kort de eventuele voortgang omtrent bepaalde signalen weer. Het vergt een actieve houding van de signalencoördinatoren en de aandacht van de Cel Lokaal Welzijnsbeleid om periodiek voortgang terug te koppelen naar de verschillende overleggen. Want niets is meer ontmoedigend dan na het aandragen van een signaal er niets meer over te horen. Elke manier van evalueren is goed, als het maar gebeurt. Feedback is een belangrijk middel om de motor warm te houden. Feedback houdt bij de actoren die signaleerden niet alleen de motivatie op peil, het maakt tevens dat hulpverleners zich bewust worden van de signaleringswaarde van sommige gebeurtenissen.

DE 8de AFWEGING: in hoeverre is er iets met het signaal gebeurd en nemen we het signaal opnieuw op? TO DO: koppel naar allen een stand van zaken terug, zeker naar die actoren/organisaties/sectoren die het signaal aanbrachten of op een andere manier betrokken zijn.