Prototype

Uit Eerstelijnszones
Ga naar: navigatie, zoeken

De pioniers ontwikkelen een prototype van samenwerking. Dit prototype geeft weer hoe er in de toekomst zal samengewerkt wordt over organisaties heen. Het is een grof prototype, ontworpen op een hoog en vrij abstract niveau. Een prototype dat in daaropvolgende iteraties verfijnd wordt. Het prototype wordt opgebouwd door het antwoord te zoeken op vijf vragen.

De vijf vragen van het prototype

Scrum, Sprints en Prototypes

Prototypes zijn als het ware experimenten in een gecontroleerde omgeving die mogelijkheden bieden om te leren en nieuwe ideeën te genereren. Zo zou je organisatieprocessen in een workshop kunnen uittekenen en stap voor stap doorlopen om ontbrekende stappen, informatienoden, of vereiste competenties bloot te leggen[1]. Het bouwen van prototypes voorziet een iteratieve test-en-leer methodologie die het ontwerp kan ondersteunen. Een prototype omvat niet de volledige implementatie van het ontwerp, maar het helpt je om kritieke punten te testen en belangrijke informatie te verzamelen die je nodig hebt voor de eigenlijke implementatie. Het bouwen van prototypes laat ook toe om alvast (kleine) stappen vooruit te zetten tijdens het ontwerpproces. En door aan belangrijke stakeholders uit te leggen wat er geleerd is uit de prototypes kan je hen overtuigen van de nood aan, en de mogelijkheden van, de verandering. Door de verandering in kleinere stappen op te delen kan je de vooruitgang die alvast behaald werd makkelijker aantonen[2]. Coughlan en collega’s[3] schuiven het bouwen van prototypes naar voor als een krachtig middel om organisationele ontwikkeling en verandering te faciliteren. Zij beschrijven drie doelstellingen van prototypes die gedragsverandering kunnen ondersteunen: (1) op een tastbare wijze uitdrukking geven aan abstracte ideeën: dit maakt het mogelijk om het denken over organiseren om te zetten in concrete actie; (2) sneller leren door snel (en vaak) te mislukken: door concreet te maken wat bepaalde ideeën en keuzes inhouden kan je sneller leren wat werkt en wat niet; en (3) toestemming geven om nieuwe vormen van handelen te verkennen: het prototype maakt het mogelijk samen na te denken over andere manieren van handelen en samenwerken. De ontwerpmethodologie die de pioniers volgen is meer bepaald gebaseerd op scrum[4], een iteratieve en incrementele benadering, die uit de wereld van softwareontwikkeling afkomstig is. Scrum ontwikkelaars delen hun werk op in acties die kunnen afgewerkt worden in iteraties waarvan de tijdsduur vooraf bepaald is, die sprints genoemd worden. Scrum is gebaseerd op het uitgangspunt dat vereisten (van klanten) volatiel zijn, en dat er altijd onvoorziene uitdagingen zullen opduiken, waarvoor een sterk voorspellende en geplande benadering niet zo geschikt is. Scrum is erop gericht om de capaciteit van het ontwerpteam te maximaliseren, zodat ze snel kunnen opleveren, nieuwe vereisten vlot kunnen verwerken, en zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden[5]. Die gefaseerde benadering vinden we voor een stuk ook terug in het Development Model for Integrated Care[6] waarin volgende fasering opgenomen is: initiatief en ontwerpfase; experimenteer- en uitvoeringsfase; uitbreiding en opvolgingsfase; consolidatie en transformatiefase.

De vijf vragen hebben betrekking op het tot stand brengen van een gemeenschappelijk beeld inzake visie, proces en keuze op macroniveau. Aan de hand van de vijf vragen betreden we met andere woorden de eerste stappen van het organisatiecanvas (zie onder).

Prestatie-Organisatie-Relatie
Integraal (her)ontwerpen

Het impliceert dat bij aanvang het zwaartepunt ligt bij:

  • Visie: waarom bestaat dit samenwerkingsverband? Wat is de toegevoegde waarde? Wat zou er gebeuren mocht dit samenwerkingsverband niet bestaan?
  • Proces: hoe kan het kernproces worden omschreven? Wat zijn de bijzonderheden ervan?
  • En macrostructuur: hoe kan het kernproces, rekening houdend met de doelgroepen waarvoor het bedoeld is worden geclusterd?

Gaandeweg naargelang het van grof naar fijn verfijnd worden de andere bouwstenen van het integraal ontwerpen in de hand genomen. Namelijk: wat betekent het voor medewerkers, welke systemen zouden deze nieuwe manier van werken kunnen ondersteunen …?

Een integrale aanpak

De integrale benadering die we hier volgen is gebaseerd op de principes van de innovatieve arbeidsorganisatie, die teruggaat op de theorie van de moderne sociotechniek[7]. De moderne sociotechniek vormde de basis voor organisatieonderzoek en -ontwerp in tal van domeinen, en kent ook heel wat toepassingen in zorg en welzijn[8]. Het belang van een integrale benadering vinden we ook in andere generieke organisatiebenaderingen terug, zoals in het 7S-model[9], dat zeven factoren omvat om de prestaties van een organisatie(netwerk) te kunnen analyseren: systeem, strategie, structuur, gedeelde waarden, stijl (van leidinggeven, bijvoorbeeld), vaardigheden, en personeel. Die factoren moeten volgens het 7S-model als integraal worden beschouwd en beïnvloed, om zo een effectiviteit en efficiëntie te realiseren. Maar ook in het domein van zorg en welzijn vinden we modellen die een integrale benadering propageren terug. Zo beschrijft het Development Model for Integrated Care[6] op analoge wijze 9 clusters van acties: klantgerichtheid; systeem van dienstverlening; interprofessioneel teamwerk; rollen en taken; betrokkenheid; transparant ondernemerschap; resultaatgericht leren; performantiemanagement; en kwaliteit van zorg.

Ontwerpvolgorde

De ontwerpbenadering die door de pioniers wordt toegepast gaat ervan uit dat er een rationele, logische manier en volgorde van werken bestaat bij het ontwerpen van organisaties en organisatienetwerken. Er zijn prioritaire beslissingen en logische afhankelijkheden, waarbij sommige keuzes ondergeschikt zijn aan beslissingen van een hogere orde. Dit is idee is gebaseerd op de sociotechnische ontwerpketen, die uitvoerig en stap voor stap beschreven staat in het boek “Het Nieuwe Organiseren”[10]. De ontwerpketen vormt een kompas dat helpt bij het zoeken van een geschikte structuur voor een organisatie(netwerk), en de volgorderegels bieden een globale routebeschrijving om je weg te vinden in het weerbarstig herontwerpterrein. Bovendien biedt de ontwerpketen hulpmiddelen om, afhankelijk van de problemen die men in elke fase op weg naar een herontwerp moet oplossen, in te zetten. De ontwerpvragen kunnen niet op een willekeurige, maar enkel op een logisch samenhangende manier een antwoord krijgen. Er wordt er geredeneerd vanuit visie naar processen, vanuit procesvereisten naar structuren en vervolgens naar teams. Die logische volgorde is in de moderne sociotechniek sterk ontwikkeld, maar we vinden die ook terug in meer veranderkundig geïnspireerde modellen van (geïntegreerde) zorg. Een voorbeeld zijn de negen kerncomponenten van een veranderingsplan voor geïntegreerde zorg, zoals beschreven in het recent verschenen “Handbook Integrated Care”[11].